Berichterstattung und Kontrolle
In der Organisation einer Sozialhilfe sind die Aufgaben des Bundes, der Kantone, Gemeinden, Sozialbehörden und Soziale Dienste unterschiedlich. Sie sind darauf angewiesen, dass Fachpersonen der Sozialhilfe die notwendigen Daten für die Bewältigung aller Aufgaben zur Verfügung stellen.
Die Kantone legen fest, wie sie sich Einsicht in die Daten der Sozialhilfe in einer Gemeinde ermöglichen und welche Daten von den Gemeinden zur Verfügung zu stellen sind. In einigen Kantonen werden Delegierte beauftragt, die periodisch in den Gemeinden die Daten überprüfen. In anderen Kantonen erfolgt die Datenerhebung ausschliesslich mittels elektronischer Übermittlung von festgelegten Daten, beispielsweise zu Handen des Bundesamtes für Statistik (BFS).
Die Berichterstattung, Datenerfassung und -erhebung, Revision und weitere Kontrollen dienen u.a. dem Zweck der Kontrolle einer rechtskonformen, wirtschaftlichen und zielgerichteten Umsetzung des Sozialhilfeauftrags und der Vergleichbarkeit mit anderen Gemeinden und Kantonen. Die Daten sollen auch helfen, früh genug Entwicklungen zu erkennen, Prognosen zu stellen und Massnahmen zur Abwendung von weiteren Notlagen einzuleiten.
Berichterstattung und Kontrolle finden auch statt, ohne dass die Daten über die Gemeinde hinaus weitergereicht werden. Beispielsweise haben Fachpersonen einer Sozialhilfe der Fachleitung und der Sozialbehörde regelmässig Bericht zu erstatten. Die Fachleitung und Sozialbehörde geben bestimmte Berichte an die strategische Führung einer Gemeinde weiter, beispielsweise für die Erarbeitung eines Budgets oder die Beurteilung einer Rechnung.
Die Sozialbehörde entscheidet, in welchen Intervallen die Fachpersonen in der Sozialhilfe über einen Unterstützungsfall Bericht erstattet. In der Regel legt sie den Intervall bereits mit Aufnahmeverfügung fest, indem sie beschliesst, wie lange ein Entscheid über die wirtschaftliche Hilfe gilt. Bei einer befristeten Entscheidung hat die fallführende Person den aktuellen Sachverhalt vor Ablauf der Frist der Sozialbehörde mit Antrag auf Weiterführung vorzulegen (= periodische Überprüfung).
Die Sozialbehörde entscheidet auch, welche Ereignisse in einem Fallverlauf während einer Berichtsperiode zu melden sind und welche Leistungen mit Antrag vorzulegen sind.
Die Sozialbehörde kann regelmässig eigene Revisionen durchführen oder die Aufgabe in eine externe Fachstelle geben.
Die Sozialbehörde regelt in ihrem Handbuch, wir die Berichterstattung und Kontrolle zu vollziehen ist. Gelten übergeordnete Regelungen, kann sie mit einem Handbucheintrag darauf hinweisen.