Datenerfassung und -erhebung
Die Sozialhilfeorgane erheben Daten zum Zweck der Überprüfung einer rechtskonformen, wirtschaftlichen und zielgerichteten Umsetzung ihres Auftrags und für Statistiken. Bund, Kantone und Gemeinden erheben unterschiedliche Daten und erstatten regelmässig Bericht; vgl. Kapitel Berichterstattung und Kontrolle.
Der Bund sammelt einmal pro Jahr verschiedene Daten zu den Sozialhilfefällen, die er in seiner Sozialhilfestatistik (BFS-Statistik) öffentlich zugänglich macht.
Die Kantone führen Statistik zur Finanzierung der Sozialhilfe und erheben weitere Daten, die sie den Gemeinden für einen Vergleich mit anderen Wohnorten im Kanton zur Verfügung stellen. Die Daten beinhalten u.a. die Fallzahlen auf Anzahl Einwohner in einer Gemeinde (= Sozialhilfequote).
Die Gemeinden erheben diejenigen Daten, die sie für die Finanzierung und Organisation der Sozialhilfe am Wohnort benötigen.
Die Sozialbehörde erfasst diejenigen Daten, die sie für ihre strategische Führung der Sozialhilfe benötigt.
Die Sozialen Dienste erfassen alle Daten, die für Sozialbehörde, Gemeinde, Kanton und Bund verlangt werden. Darüber hinaus führen sie Statistik über die operativen Geschäfte.
In den SKOS-Richtlinien ist in Kapitel A.3 Abs. 8 Skos (Professionalität und Qualität) erwähnt, dass genug Ressourcen für die Bewältigung der Aufgaben in einer Sozialhilfe bereitzustellen sind. Diese Ressourcen betreffen personelle Ressourcen und auch genug Mittel für beispielsweise ein gut funktionierendes Datensystem.
Für die Datenerfassung stehen verschiedene Datensysteme zur Verfügung, beispielsweise BFS-Statistik, Tutoris, KLIBnet, VIS, Axioma, CMI (= integriertes Kontaktverwaltungssystem in einer öffentlichen Verwaltung) und viele mehr, weshalb ein Sozialhilfeorgan gleichzeitig mehrere Systeme bedienen muss. Zudem ergeben sich Schnittstellen zu weiteren Systemen, beispielsweise zu den Finanzen und Einwohnerdiensten. Je mehr Systeme und Schnittstellen, umso grösser ist der Aufwand für eine Fachperson in der Sozialhilfe.