Beschriftung einer Dokumentenablage

Es gibt Gemeinden, die Dokumente in Handakten ablegen und solche, die sie in ihr Datensystem einscannen.

Bei der Ablage in einem Datensystem ist zu empfehlen, die Dokumente einheitlich zu beschriften. Damit ist gewährleistet, dass die Unterlagen schnell gefunden werden und die Dokumentenablage übersichtlich bleibt. Im besten Fall sind in einer Beschriftung bereits die wichtigen Informationen enthalten, sodass nicht jedes einzelne Dokument geöffnet werden muss, um den Inhalt festzustellen.

Sozialhilfeorgane haben in ihren Datensystemen Vorlagen hinterlegt, die ihnen die Erstellung von Dokumenten vereinfachen. Werden Entwürfe im Datensystem gelöscht, sobald das endgültige Dokument (unterschrieben und abgeschickt) eingescannt ist, erleichtert das die Suche nach dem Dokument, das in einem Verfahren wesentlich ist.

Diese Dateien sind geschützt und stehen Ihnen erst nach dem Login zur Verfügung.

Dokumentenbeschriftung
xls

Alle Vorlagen sind Orientierungshilfen für die Ausgestaltung eigener Dokumente. Die Inhalte sind keine verbindlichen Vorgaben, sondern Beispiele von Verfahrensweisen aus der Praxis. Sie sind bewusst ausführlich ausgestaltet und bieten eine Auswahl an Textbausteinen. Denn es ist einfacher, vorhandene Varianten zu löschen als zu ergänzen.

Kantonale und kommunale Sprachregelungen und Rechtsgrundlagen sind bei der endgültigen Ausgestaltung zu berücksichtigen, die Textstellen sind erkennbar gemacht.