Beschriftung einer Dokumentenablage

Es gibt Gemeinden, die Dokumente in Handakten ablegen und eine Ordnerbeschriftung vornehmen, und solche, die sie in ein elektronisches Datensystem einscannen.

Bei der Ablage in einem Datensystem ist eine einheitliche Beschriftung der Dokumente empfehlenswert. So können Unterlagen schnell gefunden werden und die Ablage bleibt übersichtlich. Idealerweise enthält die Bezeichnung bereits die wichtigsten Informationen, sodass nicht jedes Dokument geöffnet werden muss, um seinen Inhalt zu erkennen.

Sozialhilfeorgane hinterlegen in ihren Datensystemen Vorlagen, die die Erstellung von Dokumenten erleichtern. Werden Entwürfe nach dem Scannen des unterzeichneten und versandten Enddokuments gelöscht, vereinfacht dies die Suche nach den im Verfahren relevanten Unterlagen.