Führen eines Falldossiers
Soziale Dienste verfügen in der Regel für die Fallführung über ein Datensystem, in dem alle relevanten Informationen erfasst werden.
Falldossiers werden nach einheitlichen Vorgaben geführt, um allen am Fall beteiligten Personen eine klare Übersicht zu gewährleisten.
Für eine gute Nachvollziehbarkeit sind Regelungen zur Dokumentation erforderlich, etwa zur Gestaltung des Verlaufsprotokolls und zur einheitlichen Beschriftung von Dokumenten in der Ablage.
Die Fallführung muss jederzeit einer Akteneinsicht standhalten. Deshalb ist festzulegen, welche Informationen erfasst und welche Dokumente abgelegt werden.
Das Staatsarchiv Kanton Zürich stellt zur Führung eines Falldossiers Empfehlungen bereit und erklärt mit einer «Negativliste», welche Dokumente bei Fallabschluss entfernt werden können, weil sie nicht geschäftsrelevant sind.
Ergänzungen
Ein Falldossiers beinhaltet nicht nur Daten, die für die Fallführung wichtig sind. Es sind auch Daten für die Erhebung von Statistiken, beispielsweise für das Bundesamt für Statistik (BFS-Statistik) zu hinterlegen.
In einigen Datensystemen sind die wichtigen Daten mit sogenannten Pflichtfeldern erkennbar gemacht. In anderen Gemeinden bestehen Listen oder Fragebogen für antragstellende Personen, mit denen die Daten gesammelt und anschliessend ins Datensystem übertragen werden.