Führen eines Falldossiers
Die Sozialen Dienste verfügen in der Regel über ein Datensystem, in dem sie alle relevanten Daten erfassen. Das Datensystem ist für gewöhnlich so eingerichtet, dass es die Daten der Einwohnerdienste einbindet. Eine sofortige Überprüfung der Meldeadressen von Gesuchsteller/-innen und ihren Angehörigen, für die sie unterstützungspflichtig sind und in der gleichen Unterstützungseinheit erfasst werden, ist möglich.
Ein Falldossier wird nach Vorgabe und einheitlich geführt, damit alle Personen, die in einem Fall mitarbeiten, eine gute Übersicht über die Fallführung haben.
Für eine optimale Übersicht sind Regel aufzustellen, wie beispielsweise ein Verlaufsprotokoll (= Falldokumentation) ausgestaltet ist und wie Dokumente in einer Dokumentenablage beschriftet werden.
Eine Fallführung muss jederzeit einer Akteneinsicht standhalten. Darum ist auch zu regeln, welche Informationen erfasst und welche Dokumente abgelegt werden.
U.a. stellt der Kanton Zürich, Direktion der Justiz und des Innern, Staatsarchiv, Bereich Gemeindearchive, 10.2020, für die Sozialberatung und Sozialhilfe eine Empfehlung zur Führung von Falldossiers bereit.
Ein Falldossiers beinhaltet nicht nur Daten, die für die Fallführung wichtig sind. Es sind auch Daten für die Erhebung von Statistiken, beispielsweise für das Bundesamt für Statistik (BFS-Statistik) zu hinterlegen. In einigen Datensystemen sind die wichtigen Daten mit sogenannten Pflichtfeldern erkennbar gemacht. In anderen Gemeinden bestehen Listen oder Fragebogen für antragstellende Personen, mit denen die Daten gesammelt und anschliessend ins Datensystem übertragen werden.