Prüfung von fehlenden Unterlagen, Mahnung
Antragstellende und unterstützte Personen müssen zur Beurteilung ihrer Bedürftigkeit Unterlagen vorlegen. Zum einen werden Dokumente bei Aufnahme in Sozialhilfe verlangt, zum anderen bei Prüfung einer Weiterführung. Es gibt Gemeinden, die verlangen auch monatlich Dokumente von unterstützten Personen, beispielsweise Kontoauszüge des Vormonats.
Liegen die Unterlagen nicht vor, werden unterstützte Personen zur Beibringung mit Frist und Androhung auf Folgen bei Nichterfüllung der Anordnung hingewiesen. Ausgenommen sind jene Fälle, in denen von Amtes wegen ermittelt werden muss.
In der Aufforderung sind die fehlenden Informationen und Unterlagen aufzulisten, damit eine betroffene Person unmissverständlich weiss, was von ihr verlangt wird. Ihr wird eine Frist eingeräumt, in der sie die Informationen und Unterlagen nachreichen kann. Die Frist muss angemessen angesetzt sein. Das heisst, eine angesprochene Person muss in der Lage sein, die Unterlagen innert der Frist zu beschaffen.
In der Aufforderung ist darauf hinzuweisen, welche Konsequenzen bei Nichterfüllung der Anordnung folgen.
Erfüllt die betroffene Person die Anordnung innert der eröffneten Frist nicht und leitet das zuständige Sozialhilfeorgan Massnahmen ein, muss es nachweisen können, dass es zur Pflichterfüllung aufgefordert hat. Die Aufforderung zum Einreichen fehlender Informationen und Unterlagen ist daher per Post mit Nachverfolgungsauftrag vollziehen, der Verfahrensschritt ist im Verlaufsprotokoll festzuhalten.
Die Aufforderungsschreiben (= Mahnungen) sind im Kapitel Informationspflicht, Briefe für KL im Verfahren, abgelegt.
Checkliste für ein Mahnschreiben
√ das Schreiben richtet sich an alle Antragstellenden,
√ es ist mit der Möglichkeit auf Nachverfolgung vorbereitet,
√ alle Forderungen sind aufgelistet,
√ eine angemessene Frist ist angesetzt,
√ Hilfeleistungen sind angeboten,
√ die Konsequenzen bei Nichterfüllung sind erwähnt,
√ auf die Rechtsgrundlagen ist hingewiesen.
Ergänzungen
Wenn angenommen werden kann, dass die betroffene Person die Unterlagen vorlegen wird, kann sie auch mit Mail oder telefonisch dazu aufgefordert werden, damit nicht unnötig Zeit verstreicht. Liegt allerdings die Vermutung nahe, dass der Antrag auf Sozialhilfe mit einer Verfügung auf Nichteintreten beantwortet werden muss, sind die Verfahrensschritte einzuhalten, damit in einem Beschwerdeverfahren bewiesen ist, dass die Verfahrensrechte eingehalten wurden.
Der Schriftform bedienen sich Sozialhilfeorgane auch dann, wenn eine Person ihren Verpflichtungen zwar nachkommt, aber über zu wenig Deutschkenntnisse verfügt. So erhält sie die Möglichkeit, das Schreiben von Dritten übersetzen resp. erklären zu lassen.
Manchmal kommt es vor, dass sich Antragstellende nicht mehr melden, weil sie zwischenzeitlich ihre Notlage selbst beheben konnte. Ihnen kann ein Formular beigelegt werden, das den Rückzug eines Sozialhilfeantrags bestätigt. Liegt der Rückzug vor, kann der Abschluss vorbereitet werden.