Führen eines Verlaufsprotokolls
In einem Verlaufsprotokoll werden Gespräche und Ereignisse notiert. Im Sozialhilfeverfahren ist wichtig, die wesentlichen Verfahrensschritte festzuhalten, damit insbesondere in einem Beschwerdeverfahren bewiesen ist, dass alle Verfahrensrechte und -schritte eingehalten wurden.
Die Einträge in einem Verlaufsprotokoll sind knappe und sachliche Zusammenfassungen. Es werden Verfahren der Sozialhilfeorgane sowie Inhalte und Reden der Teilnehmenden wiedergegeben, die für das Nachvollziehen weiterer Verläufe notwendig sind. Das Verlaufsprotokoll wird daher verkürzt auf das Wesentliche zusammengefasst. Mindestens folgende Aspekte sind wichtig:
Einträge
sind kurz und prägnant, die wichtigsten Informationen sind enthalten,
haben eine klare Struktur, die Informationen sind leicht verständlich,
sind vollständig, Namen, Inhalt, Zielsetzung, Fristen, Aufgabenteilung und Verfahrensstand sind klar,
sind objektiv und neutral abgefasst.
Informationen, die wichtig sind:
Erstkontakt mit einer antragstellenden Person oder ihrer Vertretung,
Eingang eines Antrags,
Gespräche und Abklärungen mit Verfahrensstand,
Erteilung rechtliches Gehör,
Beschlüsse der Sozialbehörde,
eingeleitete Massnahmen,
Überprüfung der Massnahmen,
Veränderungen des Bedarfsbudgets,
persönliche, familiäre und gesundheitliche Veränderungen,
Ziele.
Die Sozialbehörde regelt in ihrem Handbuch, wir ein Verlaufsprotokoll zu führen ist. Gelten übergeordnete Sprachregelungen, kann sie mit einem Handbucheintrag darauf hinweisen.
Ergänzungen
In einem Fallverlauf haben verschiedene Personen mit unterschiedlichen Aufgaben Einsicht in einen Fallverlauf. Administrativkräfte, Führungspersonen, juristische Mitarbeitende und Stellvertretungen orientieren sich an einem Verlaufsprotokoll.
Memos und Gedankenstützen, die ausschliesslich der fallführenden Person dienen, sind entweder als solche erkennbar zu machen, oder in einem Verlaufsprotokoll zu unterlassen. Fragen, wie beispielsweise «ist das noch aktuell, ist das erledigt?» dürfen aufgrund eines Eintrags nicht aufkommen.
Vor dem Abfassen eines Eintrags ist immer die Frage zu klären, wem die Information dient. Pendenzenlisten und persönliche Notizen sind an anderer Stelle zu hinterlegen. Werden Pendenzen aufgelistet und ist nicht erkennbar, dass sie erledigt wurden, sind die Informationen für Personen ohne Fallkenntnis, verwirrend.
Wird ein Verlaufsprotokoll nicht vollständig geführt, können fehlende Verfahrensschritte Im Rahmen einer Akteneinsicht beanstandet werden. Korrekturen sind zeitaufwändig, weshalb Regelungen zum Führen eines Verlaufsprotokolls sinnvoll sind.
Für eine gute Lesbarkeit ist zu empfehlen, für die Gespräche in einem Verfahren Bezeichnungen festzulegen, die die Prozessschritte erkennbar machen, beispielsweise Erstgespräch (= Abgabe der Antragsformulare) Abklärungsgespräch (= Vervollständigung der notwendigen Informationen und Dokumenten), Aufnahmegespräch (= Erstauszahlung, Sicherung der Leistungen, Unterschreibung von Budgets und anderen Dokumenten), Standortgespräch (= vereinbarte Gespräche im laufenden Sozialhilfebezug), Abschlussgespräch (= Einstellung des Verfahrens).
Sind Dokumente vorliegend, die einen Eintrag im Verlaufsprotokoll verdeutlichen, ist darauf hinzuweisen, wo diese abgelegt sind.
Idealerweise werden Einträge nummeriert geführt. Dies wird an einigen Orten von Gerichtsinstanzen verlangt, wenn sie beispielsweise im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens das Verlaufsprotokoll einverlangen.