Führen eines Verlaufsprotokolls
In einem Verlaufsprotokoll (= Aktennotizen, Falldokumentation) werden Gespräche und Ereignisse festgehalten.
Im Sozialhilfeverfahren ist es wesentlich, die zentralen Verfahrensschritte zu dokumentieren, auch um insbesondere in einem Beschwerdeverfahren nachweisen zu können, dass sämtliche Verfahrensrechte und -abläufe eingehalten wurden.
Die Einträge im Verlaufsprotokoll sind knapp und sachlich. Sie enthalten die relevanten Handlungen der Sozialhilfeorgane sowie die wesentlichen Inhalte und Aussagen der Beteiligten, soweit diese für das Nachvollziehen des Verfahrensverlaufs erforderlich sind. Das Verlaufsprotokoll wird somit auf das Wesentliche reduziert.
Mindestens folgende Aspekte sind zu dokumentieren:
Einträge
sind kurz und prägnant und enthalten die wesentlichen Informationen,
sind klar strukturiert, gut verständlich und vollständig.
Namen, Inhalt, Zielsetzung, Fristen, Aufgabenteilung sowie der Verfahrensstand sind eindeutig ersichtlich.
- Die Formulierungen sind objektiv und neutral.
Wichtige Informationen
Erstkontakt mit der antragstellenden Person oder deren Vertretung
Eingang eines Antrags
Gespräche und Abklärungen inkl. Verfahrensstand und Vereinbarungen
Änderungen des Bedarfsbudgets
persönliche, familiäre und gesundheitliche Veränderungen, wesentlich für den Sozialhilfebzug und das Erreichen der Ziele
Ziele
Gewährung des rechtlichen Gehörs (als solches erkennbar machen)
Entscheide der Sozialbehörde
eingeleitete Massnahmen
Überprüfung der Massnahmen
Ergänzungen
In ein Verlaufsprotokoll haben verschiedene Personen mit unterschiedlichen Aufgaben Einsicht, darunter Administrativkräfte, Führungspersonen, juristische Mitarbeitende und Stellvertretungen.
Memos und Gedankenstützen, die ausschliesslich der fallführenden Person dienen, sind nicht im Verlaufsprotokoll zu erfassen. Einträge müssen so gestaltet sein, dass keine Fragen wie «ist das noch aktuell?» oder «ist das erledigt?» entstehen. Eine Möglichkeit, Memos dennoch im Verlaufsprotokoll sichtbar zu machen, ist ein Eintrag mit einer deutlichen Überschrift. Wenn für die Memo ein Datum in der Zukunft gewählt wird, ist der Eintrag immer an erster Stelle aller Einträge sichtbar. Zu beachten ist bei diesem Vorgehen, dass bei einer Akteneinsicht auch der Memo-Eintrag Teil des Protokolls ist.
Für eine bessere Lesbarkeit empfiehlt es sich, Gespräche im Verfahren mit standardisierten Bezeichnungen und deren Bedeutung zu versehen, die die Prozessschritte abbilden, beispielsweise: Erstgespräch (Abgabe der Antragsformulare), Abklärungsgespräch (Vervollständigung der Informationen und Unterlagen), Aufnahmegespräch (Leistungsbeginn, Sicherung der Leistungen, Unterzeichnung von Budgets und Dokumenten), Standortgespräch (regelmässige Gespräche im laufenden Sozialhilfebezug) und Abschlussgespräch (Beendigung des Verfahrens).
Idealerweise werden Einträge fortlaufend nummeriert geführt. In einzelnen Fällen verlangen Gerichtsinstanzen dies ausdrücklich, insbesondere wenn im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens das Verlaufsprotokoll beigezogen wird.